Ochrana osobních údajů

1. Kdo je správcem vašich údajů

Správcem osobních údajů je [DOPLNIT: přesný obchodní název / jméno podnikatele], se sídlem [DOPLNIT: sídlo], IČO [DOPLNIT: IČO], provozovna Modlanská 1903, 415 01 Teplice-Trnovany (dále jen „provozovatel" nebo „my").

Kontakt ve věcech ochrany osobních údajů: info@aerofit.cz, telefon +420 777 119 590, případně písemně na adresu provozovny.

Pověřence pro ochranu osobních údajů nemáme jmenovaného — zákon nám tuto povinnost neukládá. Ve všech dotazech se proto obracejte přímo na kontakty uvedené výše.

2. Jaké údaje o vás zpracováváme

Identifikační a kontaktní údaje — jméno, příjmení, e-mailová adresa, telefonní číslo. Zadáváte je při registraci a bez nich vám nemůžeme vést účet ani vás informovat o rezervacích.

Přístupové údaje — heslo ukládáme výhradně v nečitelné podobě (bcrypt), samotné heslo tedy neznáme a nedokážeme jej zjistit. Dále ukládáme jednorázové ověřovací tokeny (potvrzení e-mailu, obnova hesla, změna e-mailu) a seznam přihlášených zařízení (označení zařízení, prohlížeč, čas posledního přístupu), který vidíte ve svém profilu.

Transakční údaje — zůstatek kreditu a datum konce jeho platnosti, historie dobití (částka, bonus, variabilní symbol, způsob platby), rezervace lekcí a jejich zrušení, permanentky, vydané a uplatněné vouchery a kompletní historie pohybů na účtu.

Technické a provozní údaje — IP adresa, označení prohlížeče (user-agent), časy přihlášení včetně neúspěšných pokusů, záznamy o vstupu do provozovny přes jednorázový PIN (čas, výsledek ověření) a záznamy o odeslaných e-mailech.

Údaje z formulářů na webu — pokud nám napíšete kontaktním formulářem nebo vyplníte dotazník zpětné vazby, zpracováváme údaje, které v něm sami uvedete.

Zvláštní kategorie údajů (například údaje o zdravotním stavu) v systému nezpracováváme. Sdělíte-li lektorovi zdravotní omezení, děje se tak ústně kvůli vaší bezpečnosti a do systému se nezaznamenává.

3. Proč údaje zpracováváme a na jakém právním základě

Účel	Právní titul	Které údaje
Vedení uživatelského účtu, rezervace lekcí, správa kreditu, permanentek a voucherů, vstup do provozovny přes PIN	Plnění smlouvy — čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR	Identifikační, kontaktní, přístupové, transakční
Provozní e-maily: potvrzení registrace, potvrzení a zrušení rezervace, připomínka lekce, upozornění na blížící se konec platnosti kreditu, obnova hesla	Plnění smlouvy — čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR	Kontaktní, transakční
Vedení účetnictví a vystavování daňových dokladů	Právní povinnost — čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR	Identifikační, transakční
Zabezpečení systému: ochrana proti zneužití účtu, blokace po opakovaných neúspěšných přihlášeních, omezení počtu požadavků, ochrana formulářů proti robotům, zálohování dat	Oprávněný zájem — čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR (ochrana majetku a účtů zákazníků)	Technické a provozní
Vyřízení dotazu z kontaktního formuláře a zpracování zpětné vazby	Oprávněný zájem — čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR (komunikace se zájemci a zlepšování služeb)	Údaje z formulářů
Zasílání novinek, akcí a slev	Souhlas — čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR	Jméno, e-mail
Uplatnění nebo obhajoba právních nároků	Oprávněný zájem — čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR	Podle povahy sporu

Marketing je dobrovolný. Souhlas se zasíláním novinek dáváte samostatným zaškrtnutím při registraci — bez něj vám účet fungovat nepřestane. Souhlas můžete kdykoli odvolat odpovědí na kterýkoli marketingový e-mail nebo zprávou na info@aerofit.cz. Odvolání souhlasu nemá vliv na e-maily týkající se vašich rezervací a kreditu — ty jsou součástí služby.

Poskytnutí údajů při registraci je smluvním požadavkem: bez nich vám nemůžeme vést účet ani přijmout rezervaci.

4. Jak dlouho údaje uchováváme

Údaje	Doba uchování
Údaje uživatelského účtu (jméno, e-mail, telefon)	Po dobu existence účtu. Po jeho zrušení se pseudonymizují — jméno, e-mail i telefon se přepíšou zástupnými hodnotami a účet se stane nepřihlašovatelným.
Účty dlouhodobě neaktivních zákazníků	Automatická anonymizace po době neaktivity nastavené provozovatelem: [DOPLNIT: počet měsíců nastavený v administraci]. Ve výchozím nastavení je funkce vypnutá a účty se anonymizují jen na žádost. Anonymizují se pouze účty bez budoucí rezervace a bez aktivní permanentky.
Bezpečnostní a provozní logy (přihlášení, záznamy o vstupu, administrátorský audit)	36 měsíců (výchozí nastavení), poté se automaticky mažou.
Odeslané a nedoručené e-maily ve frontě (obsahují text zprávy)	12 měsíců (výchozí nastavení), poté se automaticky mažou.
Účetní a daňové doklady, záznamy o platbách a pohybech kreditu	Po dobu stanovenou zákonem — účetní záznamy 5 let, daňové doklady 10 let od konce zdaňovacího období. Tyto záznamy se nemažou ani při zrušení účtu, zůstávají však odpojené od vašeho jména.
Údaje zpracovávané na základě souhlasu (marketing)	Do odvolání souhlasu, nejdéle však [DOPLNIT: doba platnosti souhlasu, obvykle 3–5 let].
Zprávy z kontaktního formuláře a dotazníku	[DOPLNIT: doba, obvykle 1–2 roky od vyřízení]

Retenční doby označené jako „výchozí nastavení" jsou nastavitelné v administraci systému. Aktuálně účinné hodnoty vám na vyžádání sdělíme.

5. Komu údaje předáváme

Vaše údaje neprodáváme a nepředáváme nikomu pro jeho vlastní marketing. Přístup k nim mají pouze tito zpracovatelé a příjemci:

Hetzner Online GmbH (Německo, EU) — provoz serveru, na kterém systém běží, a úložiště pro zálohy. Data zůstávají na území Evropské unie.
Seznam.cz, a.s. (Česká republika) — odesílání provozních e-mailů (potvrzení rezervace, obnova hesla apod.) přes poštovní server.
Cloudflare, Inc. (USA) — služba Turnstile, která chrání formuláře před automatizovaným zneužitím: v zákaznickém účtu registraci, obnovu hesla a opětovné odeslání ověřovacího e-mailu, dále formuláře na stránkách Kontakt, Kariéra a Dotazník zpětné vazby. Zpracovává vaši IP adresu a technické údaje o prohlížeči. Předání do USA je kryto standardními smluvními doložkami schválenými Evropskou komisí.
Účetní [DOPLNIT: jméno / firma účetní] — zpracování účetnictví.
Orgány veřejné moci — finanční úřad, soudy, Policie ČR a další, pokud nám to ukládá zákon.
Naši zaměstnanci a lektoři — v rozsahu nutném pro provoz (obsluha recepce vidí jméno a stav kreditu, lektor vidí seznam přihlášených na svou lekci). Všichni jsou vázáni mlčenlivostí.

Mimo Evropskou unii se údaje předávají pouze v souvislosti s obsahem třetích stran, který si váš prohlížeč načítá přímo z jejich serverů — ochrana formulářů Cloudflare Turnstile, písma Google Fonts, mapa Google Maps a ilustrační fotografie z fotobanky Unsplash (podrobně v článku 6). Jde o americké společnosti; předání do USA je kryto standardními smluvními doložkami schválenými Evropskou komisí, případně dalšími zárukami podle kapitoly V GDPR. Jiné předání mimo Evropskou unii u nás neprobíhá — server, zálohy i odesílání e-mailů zůstávají v Evropské unii.

6. Cookies a technologie webu

Veřejné stránky webu samy neukládají žádné cookies a neobsahují analytické ani reklamní měřicí kódy. Cookies do vašeho prohlížeče může uložit pouze obsah třetích stran popsaný na konci tohoto článku (typicky ochrana formulářů Cloudflare Turnstile); k takovým cookies nemáme přístup a nepoužíváme je k žádnému sledování.

V zákaznickém účtu na adrese aerofit.cz/ucet/ používáme pouze technicky nezbytné cookies:

Přihlašovací (session) cookie — udržuje vaše přihlášení. Je označena jako HttpOnly a Secure, takže k ní nemá přístup žádný skript. Platnost je až 90 dní, odhlášením zaniká.
Ochranný token proti podvržení požadavku (CSRF) — je součástí přihlašovací session a brání tomu, aby cizí stránka provedla akci vaším jménem.
Údaj v úložišti prohlížeče (localStorage) — v zákaznickém účtu je informační lišta o cookies; po jejím potvrzení tlačítkem „Rozumím“ si prohlížeč uloží jediný záznam (cookies_ok), aby se lišta nezobrazovala znovu. Zůstává ve vašem prohlížeči, neodesílá se nám a neslouží ke sledování.

Tyto údaje jsou nezbytné pro fungování přihlášení, a proto k nim zákon souhlas nevyžaduje. Vypnete-li cookies v prohlížeči, nebude možné se přihlásit.

Obsah třetích stran. Některé části webu se načítají přímo ze serverů jiných společností. Při každém takovém načtení jim váš prohlížeč předá vaši IP adresu a technické údaje o prohlížeči:

Cloudflare Turnstile (challenges.cloudflare.com) — ochrana formulářů proti robotům. Načítá se na stránkách Kontakt, Kariéra a Dotazník zpětné vazby a v zákaznickém účtu u registrace, obnovy hesla a opětovného odeslání ověřovacího e-mailu (v účtu jen tehdy, je-li tato ochrana zapnutá v administraci). Bez jejího úspěšného ověření formulář neodešleme.
Google Fonts (fonts.googleapis.com, fonts.gstatic.com) — písma použitá na celém webu i v zákaznickém účtu.
Google Maps — mapa provozovny vložená na stránce Kontakt; načte se až při zobrazení této stránky.
Unsplash (images.unsplash.com) — ilustrační fotografie na některých veřejných stránkách (úvodní stránka, stránky služeb, O nás).

Žádný z těchto prvků nepoužíváme k měření návštěvnosti ani k reklamě. Protože jde o americké společnosti, dochází načtením tohoto obsahu k předání údajů mimo Evropskou unii — podmínky popisuje článek 5. Chcete-li tomu zabránit, můžete načítání obsahu třetích stran zablokovat v prohlížeči nebo doplňkem; formuláře chráněné službou Turnstile pak ale nepůjde odeslat.

7. Jak údaje zabezpečujeme

Veškerá komunikace mezi vaším prohlížečem a systémem probíhá šifrovaně (HTTPS).
Hesla ukládáme pouze jako nevratný otisk (bcrypt), citlivé konfigurační údaje jsou v databázi šifrované.
Po opakovaných neúspěšných pokusech o přihlášení se účet dočasně zablokuje a počet požadavků na systém je omezen.
Přístup k administraci má jen omezený okruh osob a každý zásah do zákaznických dat se zaznamenává do auditního protokolu.
Data zálohujeme; zálohy jsou uloženy odděleně na serveru v Evropské unii.

8. Jaká máte práva

Ve vztahu ke svým osobním údajům máte tato práva:

Právo na přístup — můžete se zeptat, zda a jaké údaje o vás zpracováváme, a požádat o jejich kopii.
Právo na opravu — nepřesné údaje vám opravíme. E-mailovou adresu si změníte sami ve svém profilu (změna se dokončí potvrzením odkazu doručeného do nové schránky). Jméno, příjmení a telefonní číslo mění na vaši žádost obsluha v administraci — napište nám na info@aerofit.cz nebo je nahlaste na recepci.
Právo na výmaz — můžete požádat o smazání údajů, pokud pominul důvod jejich zpracování. Výmaz se netýká záznamů, které musíme ze zákona uchovat (účetní doklady).
Právo na omezení zpracování — například po dobu, kdy prověřujeme vaši námitku nebo správnost údajů.
Právo na přenositelnost — údaje, které jste nám poskytli a které zpracováváme na základě smlouvy nebo souhlasu, vám vydáme ve strojově čitelném formátu.
Právo vznést námitku — proti zpracování založenému na oprávněném zájmu. Vzneste-li námitku proti přímému marketingu, přestaneme jej zasílat vždy.
Právo odvolat souhlas — kdykoli, bez udání důvodu, s účinky do budoucna.
Právo podat stížnost — u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz.

K automatizovanému rozhodování ani profilování s právními účinky u nás nedochází.

9. Jak práva uplatnit

Přímo v účtu zvládnete bez čekání toto: změnit e-mail, změnit heslo, odhlásit jednotlivá přihlášená zařízení, prohlédnout si celou historii svého účtu a účet zrušit (jméno, e-mail i telefon se tím pseudonymizují).

Ostatní žádosti pošlete na info@aerofit.cz nebo písemně na adresu provozovny. Uveďte prosím jméno a e-mail, pod kterým vedete účet, ať vás dokážeme spolehlivě identifikovat.

Odpovíme nejpozději do jednoho měsíce od doručení žádosti. Ve složitých případech můžeme lhůtu prodloužit o další dva měsíce — o prodloužení i jeho důvodu vás vyrozumíme.

Vyřízení je bezplatné. Pouze u zjevně nedůvodných nebo opakovaných žádostí můžeme účtovat přiměřený poplatek nebo žádost odmítnout.

Máme-li důvodné pochybnosti o vaší totožnosti, můžeme si vyžádat doplňující ověření — chráníme tím vaše údaje před vydáním cizí osobě.

10. Závěrečné informace

Tyto zásady můžeme aktualizovat, změní-li se způsob zpracování nebo právní úprava. Aktuální znění je vždy dostupné na této stránce; o podstatných změnách vás informujeme e-mailem nebo oznámením v systému.

Podmínky používání rezervačního systému najdete v Obchodních podmínkách.

Účinné od [DOPLNIT: datum účinnosti] · verze [DOPLNIT: číslo verze]